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Kaizen -
10 Tipps für den Büroalltag
- Trennen
Sie sich von unnötigen Dingen. Riesige Aktenberge versperren den Blick für das
Wesentliche.
- Ordnen Sie
die Arbeitsmittel und benötigten Unterlagen ergonomisch an. Ideal ist eine
U-förmige Anordnung im Greifradius.
- Schärfen
Sie Ihren Blick für Verschwendung und eliminieren Sie diese. Verschwendung
ist: hohe Bestände, lange Suchzeiten, Fehler, lange Durchlaufzeiten, Doppel-
und Mehrfacharbeit …
-
Konzentrieren Sie sich auf die wertschöpfenden Tätigkeiten. Wertschöpfend ist
alles, das für die Erstellung des Produktes oder der Dienstleistung
erforderlich ist.
- Schieben
Sie nichts auf die lange Bank und erledigen Sie die Aufgaben möglichst sofort.
Was nicht gleich erledigt werden kann, nicht abstapeln sondern sofort
entscheiden: Papierkorb, Wiedervorlage oder Delegieren.
- Verbessern
Sie den Informationsfluss mit Ihren internen und externen Lieferanten und
Kunden.
- Schaffen
Sie Standards und sorgen Sie dafür, dass diese von allen eingehalten und
kontinuierlich verbessert werden.
- Vermeiden
Sie lange Besprechungen, die echte Zeitkiller sind. Oft lassen sich
Sachverhalte auch in einer ‚Stehung’ klären. Richten Sie dazu Stehtische für
Kurzbesprechungen ein.
- Halten Sie
Ihre EDV-Ablage klar und übersichtlich. Richten Sie gemeinschaftliche
Datenbanken mit Zugriff für alle ein, damit Daten nicht mehrfach gespeichert
werden.
- Begrenzen
Sie die E-Mail-Flut durch klar formulierte Betreffzeilen, gezielt ausgewählte
Verteiler und übersichtliche Darstellung des Sachverhaltes.
Quelle:
KAIZEN Institute Bad Homburg,
www.kaizen.de
Literaturtipp:
Sabine Leikep
/ Klaus Bieber:
DER WEG –
Effizienz im Büro mit KAIZEN®-Methoden
ISBN
3-8334-1506-1
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